1. Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 572 ze zmianami),
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., poz. 1154).
2. Co powinienem widzieć?
Udostępnianie dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego w celu wglądu w akta sprawy, sporządzania notatek, wykonania kserokopii, uwierzytelnionej kserokopii lub wykonanie odpisu. Czynności te są dokonywane wyłącznie w obecności pracownika Wydziału.
3. Kto może załatwić sprawę?
Właściciel lub użytkownik wieczysty.
4. Ile trwa załatwienie sprawy w Urzędzie?
Wnioski o udostępnienie akt, archiwum zakładowe załatwia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez:
a) umożliwienie osobistego:
- zapoznania się z przedmiotową dokumentacją,
- utrwalenia jej treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi.
b) przekazanie informacji w niej zawartych w postaci reprodukcji (np. kserokopii, poświadczonych za zgodność z oryginałem) tej dokumentacji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
Dokumentacja zostanie udostępniona z uwzględnieniem ochrony danych osobowych.
5. Sprawdź, czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty
- Wniosek o wydanie duplikatu dokumentacji archiwalnej wraz z wymaganymi załącznikami.
- Dowód wniesienia opłaty skarbowej.
Jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika, dodatkowo:
- oryginał lub odpis pełnomocnictwa,
- dowód wniesienia opłaty skarbowej za udzielone pełnomocnictwo (od opłaty tej zwolnione jest złożenie pełnomocnictwa w przypadku, gdy pełnomocnikiem jest osoba bliska wnioskodawcy: małżonek, zstępny, wstępny lub rodzeństwo).
6. Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?
- Złożenie wniosku o udostępnienie akt jest bezpłatne.
- Opłata skarbowa od poświadczeń zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów, wypisów lub kopii w kwocie 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony.
- 17 zł - w przypadku złożenia pełnomocnictwa lub upoważnienia (nie dotyczy jeżeli pełnomocnictwo lub upoważnienie udzielane jest małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu lub, gdy osoba składająca pełnomocnictwo lub upoważnienie przedstawi zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa). W przypadku korzystania z internetowej obsługi bankowej należy dostarczyć wydrukowane potwierdzenie złożenia przelewu
Zwolnienie z opłaty skarbowej
W przypadku wydania decyzji na wniosek właściciela lub użytkowania wieczystego terenu, którego wniosek dotyczy.
Wpłat z tytułu opłaty skarbowej należy dokonywać na rachunek bankowy: 56 1240 6960 2927 0211 1111 1111 (Gmina Miasto Wodzisław Śląski, ul. Bogumińska 4, 44-300 Wodzisław Śląski) lub w punkcie kasowym tutejszego Urzędu Miasta.
Zwalnia się z opłaty Skarbowej (Podstawa prawna – ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 2111):
- pod warunkiem wzajemności, państwa obce, ich przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i siły zbrojne, międzynarodowe organizacje i instytucje oraz ich oddziały i przedstawicielstwa, korzystające na podstawie ustaw, umów lub powszechnie uznanych zwyczajów międzynarodowych z przywilejów i immunitetów, a także członków ich personelu i inne osoby zrównane z nimi, jeżeli nie są one obywatelami polskimi i nie mają miejsca stałego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
- jednostki budżetowe,
- jednostki samorządu terytorialnego,
- organizacje pożytku publicznego, jeżeli dokonują zgłoszenia lub składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia - wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- osoby, które dokonując zgłoszenia lub składając wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji) albo składając dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa,
- osoby fizyczne prowadzące czynną ochronę gatunkową oraz osoby fizyczne, których gospodarstwo rolne, leśne lub rybackie narażone jest na szkody wyrządzane przez gatunki zwierząt chronionych nieobjęte odszkodowaniem Skarbu Państwa - wyłącznie w zakresie przedmiotów opłaty skarbowej związanych z ochroną przyrody.
7. Tryb odwoławczy.
Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
8. W jaki sposób można załatwić sprawę?
Wniosek można złożyć:
- osobiście w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego,
- drogą elektroniczną na adres e-mail: kancelaria@wodzislaw-slaski.pl lub przez ePUAP,
- e-Doręczenia,
- drogą listowną na adres: Urząd Miasta Wodzisławia Śląskiego, Wydział Mienia i Planowania Przestrzennego, ul. Bogumińska 4, 44-300 Wodzisław Śląski.
9. Jak krok po kroku załatwić sprawę?
Krok 1
Pobierz i wypełnij wniosek o wydanie duplikatu dokumentacji archiwalnej (plik do pobrania na dole strony).
Krok 2
Wypełniony wniosek należy złożyć – patrz w jaki sposób mogę załatwić sprawę.
Krok 3
Dokonać koniecznych wpłat z tytułu opłaty skarbowej, pamiętając o przytoczonych wyżej sytuacjach, w których wnioskodawca jest zwolniony z obowiązku uiszczenia opłaty skarbowej.
Krok 4
Można dokonać wstępnej weryfikacji podanych danych we wniosku w Referacie Planowania Przestrzennego.
Krok 5
Po odszukaniu dokumentacji archiwalnej, pracownik skontaktuje się z tobą.
Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?
Urząd Miasta Wodzisławia Śląskiego
Wydział Mienia i Planowania Przestrzennego
budynek 4A, pokój nr 204
telefon: 32 45 90 548
Biuro Obsługi Klienta, telefon: 32 45 90 460
