Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 14 lipca 2022 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych.

Co powinienem wiedzieć?

Dane z rejestrów mieszkańców i rejestru PESEL w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań, udostępnia się następującym podmiotom:

• organom administracji publicznej, sądom i prokuraturze;
• Policji, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Krajowej Administracji Skarbowej, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Ochrony Państwa, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Szefowi Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, Inspektorowi Nadzoru Wewnętrznego, organom wyborczym i strażom gminnym (miejskim);
• komornikom sądowym - wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia przez nich postępowania egzekucyjnego lub zabezpieczającego albo wykonywania postanowienia o zabezpieczeniu spadku lub sporządzania spisu inwentarza;
• państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach;
• Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi, w zakresie danych osób poszukiwanych.

Dane, mogą być udostępnione:

• osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
• jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;
• innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą;
• podmiotom odpowiedzialnym za system identyfikacji elektronicznej oraz podmiotom wydającym środki identyfikacji elektronicznej w systemie identyfikacji elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej w celu wydania środka identyfikacji elektronicznej.

Ponadto:

• Dane jednostkowe z rejestrów mieszkańców i rejestru PESEL udostępnia się na wniosek złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przez dane jednostkowe rozumie się informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem.
• Wnioskodawca jest obowiązany wskazać przepis prawa, na podstawie którego występuje z żądaniem udostępnienia danych osobowych innej osoby.
• Jeżeli żądanie udostępnienia danych nie wynika wprost z przepisów prawa, należy przedstawić wiarygodną potrzebę posiadania danych lub załączyć dokument, z którego wynika obowiązek wskazania danych osoby (np. wezwanie sądowe, postanowienia i decyzje innych organów).
• We wniosku trzeba również wskazać znane wnioskodawcy dane osoby, np. nazwisko i imię, ostatni adres zamieszkania, miejsce urodzenia, data urodzenia lub inne informacje dotyczące wyodrębnienia danych osoby ze zbioru.
• Dane udostępnione na podstawie wniosku nie mogą być wykorzystane w innym celu niż wskazany w tym wniosku.
• Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru PESEL można złożyć w dowolnym organie gminy na terenie kraju.
• Wniosek o dane w tej samej sprawie może być złożony wyłącznie do organu gminy, który prowadził sprawę po raz pierwszy.
• Nie udostępnia się danych jednostkowych z rejestru PESEL podmiotom publicznym, którym wydana została decyzja administracyjna zezwalająca na dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych (tzw. decyzja teletransmisyjna). Dane z rejestru PESEL podmioty te uzyskiwać mogą wyłącznie samodzielnie w ramach posiadanego dostępu do rejestru PESEL w trybie teletransmisji danych.

Kto może załatwić sprawę?

Osoba fizyczna działająca osobiście lub przez pełnomocnika.

Ile trwa załatwienie sprawy w Urzędzie?

• W terminie do 1 miesiąca od złożenia kompletnego wniosku następuje udostępnienie danych bądź wydawana jest decyzja o odmowie udostępnienia danych. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu do 2 miesięcy.
• Odmowa udostępniania danych następuje, jeżeli udostępnienie danych spowodowałoby naruszenie dóbr osobistych osoby, której dane dotyczą lub innych osób.
• Udostępnienie danych następuje w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi.

Sprawdź, czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

Wymagane dokumenty:

1. Wypełniony formularz wniosku.
2. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty - w przypadku złożenia wniosku przez podmiot obowiązany do uiszczenia opłaty za udostępnienie danych.
3. Dowód osobisty lub paszport (do wglądu).
4. W sytuacji składania wniosku w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym, dostarczenie dokumentu tożsamości do wglądu nie jest wymagane.
5. Pisemne upoważnienie do uzyskania danych dla pracownika wraz z dokumentem stwierdzającym jego tożsamość (legitymacja służbowa) - w przypadku załatwiania sprawy przez pracownika reprezentującego uprawniony do uzyskania danych podmiot.
6. Kserokopia dokumentów świadczących o interesie faktycznym w pozyskaniu danych jednostkowych (oryginał do wglądu) - jeżeli żądanie danych nie wynika wprost z przepisu prawa.
7. Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo poświadczony odpis) wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

• Kwota opłaty za udostępnienie danych jednostkowych: 31 PLN.
• Opłaty należy dokonać przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego: 19 1240 4357 1111 0010 3970 9094 .

Nie pobiera się opłaty, gdy dane są niezbędne do realizacji ustawowych zadań następującym podmiotom:

• organom administracji publicznej, sądom i prokuraturze;
• Policji, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Służbie Celno-Skarbowej, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Ochrony Państwa, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Szefowi Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, organom wyborczym i strażom gminnym (miejskim);
• komornikom sądowym - wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia przez nich postępowania egzekucyjnego lub zabezpieczającego albo wykonywania postanowienia o zabezpieczeniu spadku lub sporządzania spisu inwentarza;
• państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach;
• Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi, w zakresie danych osób poszukiwanych.

Osoby i jednostki organizacyjne, które wykażą w tym interes prawny, są zwolnione z opłat w przypadku udostępnienia z rejestru mieszkańców danych niezbędnych do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.

Opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa: 17 PLN. Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.

Opłaty należy dokonać przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego: 67 1240 4357 1111 0010 3970 8909 lub w kasie Urzędu.

Tryb odwoławczy 

Odwołanie wnosi się do Wojewody w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem organu, który to rozstrzygnięcie wydał. Wniesienie odwołania jest wolne od opłat.

W jaki sposób można złożyć wniosek?

Wniosek można złożyć osobiście w Wydziale Spraw Obywatelskich i Urzędzie Stanu Cywilnego Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego, ul. Bogumińska 4B – I piętro, za pośrednictwem operatora pocztowego lub w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

• Krok 1: pobierz i wypełnij wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL (plik do pobrania na dole strony).
• Krok 2: wypełniony wniosek należy złożyć w Wydziale Spraw Obywatelskich i Urzędzie Stanu Cywilnego Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego (budynek 4B, I piętro) w godzinach pracy Urzędu, pocztą lub w postaci elektronicznej.
• Krok 3: udostępnienie danych następuje w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Więcej informacji można uzyskać w Wydziale Spraw Obywatelskich i Urzędzie Stanu Cywilnego, nr tel. 32 45 90 519 (budynek 4B, I piętro).