Podanie o wydanie odpisu z akt

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. 2023 poz.1378)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. 2023 poz. 2111)
• Konwencja nr 16 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego sporządzona w Wiedniu 8  września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. nr 166 poz. 1735)

 
Co powinienem wiedzieć?

1. Odpis aktu stanu cywilnego to dokument, który potwierdza zdarzenie zarejestrowane w urzędzie stanu cywilnego – czyli narodziny dziecka, ślub albo zgon. Od 1 marca 2015 roku możesz też wybrać, w jakiej postaci chcesz dostać taki odpis – elektronicznej czy papierowej.
2. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany, jakich dokonano w akcie.
3. Odpis zupełny zawiera więcej informacji niż odpis skrócony. Jest w nim dokładnie powtórzona treść aktu stanu cywilnego. Zawiera zarówno dane, które były aktualne w chwili sporządzenia aktu, jak i wszystkie późniejsze zmiany (na przykład informacje o zmianie nazwiska).
4. Wielojęzyczny odpis skrócony to dokument, który może być potrzebny na przykład za granicą.

Odpis aktu stanu cywilnego skrócony i zupełny możesz dostać w wybranej przez siebie formie:

• papierowej,
• elektronicznej – dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego autentyczność. Jeśli składasz wniosek o odpis w postaci elektronicznej – dostaniesz go na swoją skrzynkę na platformie ePUAP (jeśli masz tam konto).

Uwaga! Wielojęzyczne odpisy skrócone możesz dostać tylko w formie papierowej.

Kto może załatwić sprawę?

Odpis aktu może otrzymać każda osoba, której akt dotyczy, oraz:

• jej małżonek,
• zstępni, wstępni, rodzeństwo,
• przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun,
• osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa i przedstawi odpowiednie dokumenty – na przykład zobowiązanie sądu),
• sąd,
• prokurator,
• organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
• instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Zstępni, to potomkowie danej osoby: dzieci, wnuki, prawnuki.

Wstępni, to członkowie rodziny, od których wywodzi się dana osoba: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.

Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego możesz złożyć osobiście lub przez pełnomocnika.

Ile trwa załatwienie sprawy w Urzędzie?

Akty są sporządzane w rejestrze od 1 marca 2015 roku. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego też może to zająć więcej czasu.

Odpis dostaniesz:

• jeśli akt jest w elektronicznym centralnym Rejestrze Stanu Cywilnego – od razu na miejscu.
• jeśli złożysz wniosek w USC, w którym jest akt w formie papierowej, ale nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 7 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek,
• jeśli złożysz go w USC, który nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 10 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek.

Korespondencję z Urzędem Stanu Cywilnego będziesz prowadzić w sposób, który wybierzesz we wniosku: przez skrzynkę Gov (ePUAP) lub pocztą tradycyjną.

Uwaga! Odpis aktu stanu cywilnego przesłany na skrzynkę Gov (ePUAP) jest dokumentem elektronicznym XML lub PDF. Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.

Sprawdź, czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

Wymagane dokumenty:

1. Wypełniony formularz podania.
2. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty skarbowej.
3. Dowód osobisty lub paszport (do wglądu).
4. Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo poświadczony odpis) wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.
5. Jeśli chcesz dostać odpis dotyczący osoby z dalszej rodziny (która nie jest twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny - dokument, który potwierdzi twój interes prawny.

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

• 22 zł – opłata skarbowa za odpis skrócony aktu stanu cywilnego,
• 22 zł – opłata skarbowa za odpis skrócony aktu stanu cywilnego na druku wielojęzycznym (tylko w formie papierowej),
• 33 zł – opłata skarbowa za odpis zupełny aktu stanu cywilnego,
• 17 zł – opłata skarbowa  za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii, od każdego stosunku pełnomocnictwa.

Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.

Opłatę w wymaganej wysokości należy wpłacić na konto właściwego urzędu, do którego składa się wniosek o wydanie odpisu.

Jeżeli dokument zostanie odebrany w naszym USC to opłatę dokonuje się w Urzędzie Miasta Wodzisławia Śląskiego, ul. Bogumińska 4b (parter), w godzinach pracy Urzędu.

W przypadku załatwiania sprawy drogą pocztową lub elektroniczną przez nasz Urząd, to w/w opłatę należy uiścić na konto Urzędu Miasta w Wodzisławiu Śląskim:

nr konta dla przelewów z Polski:

56 1240 6960 2927 0211 1111 1111,

nr konta dla przelewów z zagranicy:

PL 67 1240 4357 1111 0010 3970 8909, SWIFT: PKOPPLPW.

Do wniosku o przysłanie odpisu należy załączyć oryginał potwierdzenia dokonania opłaty skarbowej na w/w konto!!! (w przypadku transakcji dokonywanej drogą elektroniczną należy załączyć potwierdzenie transakcji wygenerowane elektronicznie w trakcie realizacji przelewu).

Odpis aktu możesz dostać bezpłatnie.

Wszystkie przypadki, w których nie zapłacisz za wydanie odpisu, określa ustawa o opłacie skarbowej.

Tryb odwoławczy

Kierownik urzędu stanu cywilnego może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie. Jeśli wyda taką decyzję, masz 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega urząd stanu cywilnego. Odwołanie złóż za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję.

W jaki sposób można złożyć wniosek?

Wniosek można złożyć osobiście w naszym Urzędzie Stanu Cywilnego (I piętro) lub Biurze Obsługi Klienta (parter) Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego, ul. Bogumińska 4B lub wysłać drogą listowną na adres naszego Urzędu lub drogą elektroniczną na adres e-mail: kancelaria@wodzislaw-slaski.pl lub przy pomocy skrzynki kontaktowej ePUAP - opatrując dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.
 

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1: 
Pobierz i wypełnij podanie o wydanie odpisu z akt (plik do pobrania na dole strony) lub wypełnił wniosek, który dostaniesz w naszym USC.

Krok 2:
Wypełnione podanie należy złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego pok.208 lub 209 (I piętro) lub Biurze Obsługi Klienta (parter) Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego, ul.Bogumińska 4B w godzinach pracy Urzędu lub wysłać drogą listowną na adres: Urząd Stanu Cywilnego, ul. Bogumińska 4b, 44-300 Wodzisław Śląski lub pocztą elektroniczną na adres e-mail: kancelaria@wodzislaw-slaski.pl  lub przy pomocy skrzynki kontaktowej ePUAP - opatrując dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Krok 3:
Masz 3 możliwości odbioru dokumentu (we wniosku zaznacz, w jaki sposób chcesz otrzymać odpis):

• odebrać osobiście w USC – odpis w formie tradycyjnej (papierowy),
• dostać pocztą – odpis w formie tradycyjnej (papierowy),
• dostać w formie elektronicznej na swoją skrzynkę Gov (ePUAP).

Pamiętaj, że w formie elektronicznej nie dostaniesz wielojęzycznego odpisu skróconego.

Uwaga! Odpis aktu stanu cywilnego przesłany na skrzynkę Gov (ePUAP) jest dokumentem elektronicznym XML lub PDF. Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Urząd Miasta Wodzisław Śląski:
Wydział Spraw Obywatelskich i Urząd Stanu Cywilnego,
ul. Bogumińska 4B, I piętro 
Tel. 32 45 90 635, 32 45 90 636

Biuro Obsługi Klienta tel. 32 4590460