Podanie o umiejscowienie - urodzenie

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. 2023 poz.1378)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. 2023 poz. 2111)
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. 2023 poz. 2809)

Co powinienem wiedzieć?

Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do Rejestru Stanu Cywilnego w drodze transkrypcji.

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji aktu urodzenia, jeżeli: dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie; zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia; transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej

Obecność obojga rodziców nie jest konieczna przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w Polsce o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże w tym interes prawny.

Kto może załatwić sprawę?

Wniosek o dokonanie transkrypcji aktu urodzenia może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże w tym interes prawny.

Ile trwa załatwienie sprawy w Urzędzie?

Od 1.03.2015r. załatwianie spraw związanych z transkrypcją aktu urodzenia odbywać się będzie po uprzednim umówieniu się na termin pod nr telefonu: 32 459 06 31 lub 632 lub osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego (I piętro, pok.216).

Sprawa załatwiana jest w terminie do 1 miesiąca od złożenia kompletnego wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu do 2 miesięcy.

Sprawdź, czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

Wymagane dokumenty:

1. Wypełniony formularz wniosku.
2. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty skarbowej.
3. Oryginał zagranicznego aktu urodzenia, zawierający imiona i nazwiska rodziców.
4. Urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu urodzenia dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula (w krajach UE akt wydany na druku międzynarodowym nie wymaga tłumaczenia!).
5. Akt małżeństwa rodziców lub akty urodzenia rodziców, jeżeli nie są małżeństwem – osoby, której akt jest transkrybowany - dotyczy tylko cudzoziemców.
6. W przypadku jeżeli jeden z rodziców nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka, rekomendujemy złożenie oryginału aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagane apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) – wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula. Bez złożenia powyższego dokumentu transkrypcja może zostać dokonana, jednakże transkrybowany akt nie będzie posiadał wszystkich danych i może nie być możliwe nadanie numeru PESEL oraz wyrobienie dokumentu paszportowego.
7. Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo poświadczony odpis) wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.

Pamiętaj!
Dokumenty sporządzone w języku obcym musisz złożyć wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

• tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• tłumacz przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
• konsula.

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

• 50,00 zł – opata skarbowa za odpis zupełny aktu urodzenia po dokonaniu transkrypcji,
• 39,00 zł – opłata skarbowa za sprostowanie lub uzupełnienie aktu urodzenia,
• 17,00 zł – opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii.

Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.

Opłatę w wymaganej wysokości należy wpłacić na konto właściwego urzędu, do którego składa się wniosek o transkrypcję.

Jeżeli wniosek zostanie złożony w naszym USC to opłatę dokonuje się w Urzędzie Miasta Wodzisławia Śląskiego, ul. Bogumińska 4b (parter), w godzinach pracy Urzędu.

W przypadku załatwiania sprawy drogą pocztową lub elektroniczną przez nasz Urząd, to w/w opłatę należy uiścić na konto Urzędu Miasta w Wodzisławiu Śląskim:

nr konta dla przelewów z Polski:

56 1240 6960 2927 0211 1111 1111,

nr konta dla przelewów z zagranicy:

PL 67 1240 4357 1111 0010 3970 8909, SWIFT: PKOPPLPW.

Do wniosku należy załączyć oryginał potwierdzenia dokonania opłaty skarbowej na w/w konto!!! (w przypadku transakcji dokonywanej drogą elektroniczną należy załączyć potwierdzenie transakcji wygenerowane elektronicznie w trakcie realizacji przelewu).

Tryb odwoławczy

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego,
• dokument nie ma mocy dokumentu urzędowego,
• dokument nie został wydany przez właściwy organ, albo są wątpliwości co do jego autentyczności,
• dokument potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
• dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej.

Odwołanie wnosi się do wojewody w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję. Odwołanie należy złożyć na jeden z poniższych sposobów:

• pisemnie pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym).
• bezpośrednio w siedzibie urzędu w godzinach jego pracy.

O zachowaniu terminu decyduje data złożenia odwołania w urzędzie lub data jego nadania w polskiej placówce pocztowej wyznaczonego operatora.

Wniesienie odwołania jest wolne od opłat.

W jaki sposób można złożyć wniosek?

Od 1.03.2015r. załatwianie spraw związanych z transkrypcją aktu urodzenia odbywać się będzie po uprzednim umówieniu się na termin pod nr telefonu: 32 459 06 31 lub 632 lub osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego (I piętro, pok.216).

Wniosek o transkrypcję aktu urodzenia można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego (I piętro) lub Biurze Obsługi Klienta (parter) Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego, ul.Bogumińska 4B lub drogą listowną na adres: Urząd Stanu Cywilnego, ul. Bogumińska 4b, 44-300 Wodzisław Śląski.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1: 
Pobierz i wypełnij wniosek o umiejscowienie – urodzenie (plik do pobrania na dole strony) lub wypełnił wniosek, który dostaniesz w naszym USC.

Krok 2: 
Wypełniony wniosek należy złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego pok.216 (I piętro) lub Biurze Obsługi Klienta (parter) Urzędu Miasta Wodzisławia Śląskiego, ul.Bogumińska 4B w godzinach pracy Urzędu lub wysłać drogą listowną na adres: Urząd Stanu Cywilnego, ul. Bogumińska 4b, 44-300 Wodzisław Śląski.

Krok 3: 

Po dokonanej transkrypcji Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wydaje odpis zupełny aktu urodzenia.

Masz 3 możliwości odbioru dokumentu (we wniosku zaznacz, w jaki sposób chcesz otrzymać odpis):

• odebrać osobiście w USC – odpis w formie tradycyjnej (papierowy),
• dostać pocztą – odpis w formie tradycyjnej (papierowy),
• dostać w formie elektronicznej na swoją skrzynkę Gov (ePUAP).

Uwaga! Odpis aktu stanu cywilnego przesłany na skrzynkę Gov (ePUAP) jest dokumentem elektronicznym XML lub PDF. Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Urząd Miasta Wodzisław Śląski:
Wydział Spraw Obywatelskich i Urząd Stanu Cywilnego, 
ul. Bogumińska 4B, I piętro 
Tel. 32 45 90 631, 32 45 90 632

Biuro Obsługi Klienta tel. 32 4590460